En ella quedan reflejados los hechos y circunstancias de la carrera militar

La hoja de servicios es el documento objetivo en el que quedan reflejados los hechos y circunstancias de la carrera militar desde el ingreso en las FAS hasta el pase a retiro, o baja por cualquier motivo en las FAS. Consta de dos partes, datos administrativos y datos biográficos.

Los “datos administrativos” son rellenados por el Mando o jefatura de personal con los datos que obren en el Sistema de Información de Personal del Ministerio de Defensa (SIPERDEF).
Anualmente, antes del 31 de diciembre, el personal en situación de reserva debe remitir a la UCO de la cual dependan administrativamente los “datos biográficos” (descripción de hechos, servicios y circunstancias de carácter notable o meritorio acaecidos durante el año en curso, que tengan relación con la carrera militar, y no estén recogidos en los datos administrativos).




Durante el tiempo que se permanezca en situación de reserva, la hoja de servicios quedará en la delegación de Defensa a la que queda adscrito. En el caso de los oficiales generales en situación de reserva, 2.a reserva y retiro, la hoja de servicios quedará depositada en la Secretaría General del MAPER (Sección de Oficiales Generales).

Aproximadamente cuatro meses antes de pasar a retiro la Dirección de Personal (DIPE) publica una resolución en el BOD advirtiendo del pase a retiro en fecha próxima. Es entonces cuando cada delegación de Defensa que tiene la correspondiente hoja, llama personalmente al interesado para su revisión y comprobación de que los datos que a este respecto consten en la base de datos de SIPERDEF sean correctos y estén completos.

Al pasar a la situación de RETIRO, la delegación de Defensa remite el original a la DIPE donde se comprueba, revisa y conserva durante un periodo de cinco años, pasado el cual se envía al Archivo General Militar del Cuartel General del Ejército en Madrid

En este lugar permanecerá archivada 20 años. Posteriormente, pasa por tiempo indefinido
al Archivo General Militar de Segovia, menos los provenientes de tropa
permanente que en el futuro irán al Archivo General Militar de Guadalajara.